created by [email protected]
Vanaf start van data/documenten is de data duurzaam ingeregeld
Het beheren van gegevens in de systemen waarin ze ontstaan voorkomt gegevensverlies
Als het goed is gebruikt iedereen dezelfde gegevens
Omdat alles eenduidig wordt verwerkt, maakt dit het archief completer. Nu nog veel buiten beeld omdat het is opgenomen in applicaties zelf
Overal en in elke applicatie archivering conform dezelfde eisen
Duurzaamheid ook op termijn van eeuwen geregeld
Eindelijk afbouwen van het aantal taakspecifieke informatiebeheer applicaties/functies
Het gebruik van koppelvlakken maakt reconstructie eerder moeilijker dan makkelijker
Backup en recovery: op niveau van Common Ground als geheel regelen?
Grotere effort op beveiliging van gegevens nodig?
Mogelijk risico bij vernietiging; vernietiging van informatieobjecten die meervoudig worden gebruikt (meerdere processen)
Als alle gegevens op één plek staan, zit je vast aan één leverancier. Die heeft dan erg veel 'macht'. Je hebt dan tevens een uitdaging als er gemigreerd moet worden. Wat is je exit-strategie?
Organiseren van toegankelijkheid voor het publiek na verstrijken van de overbrengingstermijn
Kwetsbaarder bij mallfunction?
Standaardisatie op de achtergrond kan heel krachtig zijn, maar beperkt zich vaak tot structuur. De echte zwakte zit hem in de inhoudelijke gegevens, die zijn zo goed als dat de behandelaar ze toekent en er tijd en aandacht aan besteedt/mag besteden.
Niet overal duidelijk beschreven wie aanspreekbaar en verantwoordelijk is
Wat zijn de gevolgen voor de E-depotfunctie en de (huidige en toekomstige) positie van het E-depot?
Achteraf herstel is moeilijk
Zaken worden in modellen veel simpeler voorgesteld dan ze in werkelijkheid zijn (geeft vertekend beeld). De echte complexiteit zit hem in de realisatie.
wat gebeurt er met de informatie als een systeem vervangen wordt?
Gebruik de kennis van persistent identifiers
De kans om andere leveranciers dan de gebruikelijke uit te dagen met oplossingen te komen
om in gesprek te gaan met 'proceseigenaren' over duurzaam bewaren van databases
Kans om informatiesystemen te vervangen door modernere oplossingen
Mogelijkheid om centraal te vernietigen
een dynamische, actuele dataset die wordt opgeroepen door middel van koppelingen op het moment dat transacties plaatsvinden, de gegevens omtrent het gevolgde proces en zaak zaaktype, de bijbehorende (ingekomen, gecreëerde en uitgegane) documenten vormen samen het te archiveren dossier. Uitdaging is om dat dossier beheerbaar te maken. Daar zou een fit-gap analyse op gemaakt kunnen worden (concretiseren en uitkristalliseren van de gewenste oplossing), waarmee de platen van het gegevenslandschap kunnen worden uitgebreid en aangevuld. Evenals voor de benodigde beheerucntionaliteiten om de kwaliteit van de dossiers te kunnen waarborgen, zo lang als dat nodig is.
Meer informatie en datagestuurd werken... ongeacht z'n vorm
Er zijn nog meer gezamenlijk te beheren ondersteunende systemen te bedenken naast selectielijsten, preservering, zoals beslisbomen openbaarheid, auteursrecht etc.
Informatie direct kunnen leveren aan de klant (burger)
Common ground lijkt bijzonder geschikt om per domein (en organisatie overstijgend) te werken. Onze wetgeving denkwijze kunnen we daarop aanpassen. We kunnen beginnen bij die domein die breed zijn. Ook de Archiefwet is niet passend in deze denkwijze.
Archief werkt over meerdere gegevensbronnen heen (besluiten, informatieobjecten etc). Volgens mij is gemeente Delft nu met een tussenoplossing bezig- common ground principes binnen een centraal gepositioneerd RMA. Daarin zijn bij mijn weten zowel documenten als besluiten en metadata opgeslagen en is vernietiging, beheer etc ingeregeld. Zou dit een goede tussenoplossing kunnen zijn?
Nog niet helemaal duidelijk welke exploitatiekosten en investeringen nodig zijn.
Is het nog wel duidelijk wie verantwoordelijk is voor het informatiebeheer als het beheer over verschillende lagen wordt verspreid
Niemand voelt zich eigenaar van de gegevens (is nu ook al vaak een probleem). Dit moet duidelijk vastgelegd worden.
Nu nog niet duidelijk op welke termijn de brongegevens-laag gereed is, evenals de overige lagen
Geen garantie leverancier om applicaties eeuwig in de lucht te houden
Spanningsveld tussen lokaal gebruik en werking en samenwerken wat betekent dat op overkoepelend niveau regels worden gesteld en moeten worden nagevolgd.
Modelleren is een heel mooi middel om te laten zien hoe iets kan zijn. Dat wil niet zeggen dat het ook te realiseren is. Modellen hebben echter een sterke overtuigingskracht, terwijl het bewijs vaak niet, of maar ten dele geleverd blijkt te kunnen worden of veel meer beperkingen kent dan de platen doen vermoeden.
Beveiliging van gegevens
Niet alle (vak) applicaties (bronsystemen) kunnen zorg dragen voor duurzame toegankelijkheid (vooral als je niet meer gaat beheren in een dms of e-depot)
De wet geeft hier prima uitgangspunten voor. Wat enigszins problematisch is, is dat je op vernietiging uitzonderingen moet kunnen maken (als daar aanleiding voor is). Dat laat zich minder makkelijk voorspellen en is soms trendgevoelig (hotspots).
Veel eisen (archiefregeling) gelden voor permanent te bewaren archiefbescheiden. De overige bescheiden kennen minder stringente eisen (moeten gedurende hun bestaan in goede, geordende en toegankelijke staat zijn). Hier wordt vaak risico-analyse op toegepast, dat zou je als instrument kunnen inzetten om te bepalen of je tot een omslagpunt kunt komen. Dat zal eerder processpecifiek zijn, dan generiek denk ik.